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【領収書・請求書】ゲスト向け領収書・請求書の設定・確認・送信方法

対応者:OKUBO C.K.

[ 概要 ]

ゲスト向けの請求書・領収書は、施設ごとに発行者情報や税金表示、支払情報などを設定できます。
設定内容は、ゲストへ表示される請求書・領収書へ自動反映されます。

インボイス制度対応のための登録番号表示なども、本画面より設定可能です。

この記事で分かること:

  • アクセス方法

  • 発行者情報(施設名・住所・インボイス番号等)の設定方法

  • 税金表示の設定方法

  • 支払情報(振込先・支払期限)の設定方法

この機能のご利用には「AirHost ONE HMS(Proプラン)」へのご加入が必要です。


[ 詳細 ]

アクセス方法

管理コンソール]>[施設一覧]から施設を選択 >[設定]>[お客様請求書・領収書


発行者情報を設定する

請求書・領収書へ表示する施設情報や会社情報を設定できます。

発行者情報]を開き[表示項目の設定]をクリックします。

設定可能な項目

各設定項目は、以下3つの設定エリアに分かれています。

設定エリア

設定項目

発行者ヘッダー
インボイスパーティーのヘッド)

  • 名称

  • ロゴ

既定項目
定義済みフィールド)

  • 電話

  • メールアドレス

  • 住所

カスタム項目
カスタマイズフィールド)

任意項目(最大5つ)

請求書・領収書への反映イメージ

発行者情報は、設定エリアごとに請求書・領収書へ表示されます。


税金に関する設定を行う

税金設定では、請求書・領収書へ表示する税金情報を設定できます。

※ 税金を正しく表示するには、予約へ税金が適用されている必要があります。
予約への税金設定の方法は、下記ヘルプをご参照ください。

税金に関する設定]を開き、編集[✎]をクリックします。

設定できる内容

■ 領収書に表示する税金を選択(複数選択可)

選択した税金の合計額と税金の内訳が表示されます。

  • 内税

  • 外税

■ 税金の表示方法(単一選択)

税金の内訳の表示方法を選択します。

表示方法

内容

表示例

税率で区分した金額

(推奨)

税率ごとの税額を表示

※税金名称は非表示となります。

税名で区切られた金額

税金名称ごとに表示

税金の合計額

税金名称や税率を表示せず、税額の合計のみを表示

💡インボイス制度対応の観点から、「税率で区分した金額」 を推奨しております。


支払情報を設定する(請求書用)

請求書下部へ、振込先情報や支払期限を表示できます。

支払情報]を開き、編集[]をクリックします。

設定できる内容

■ 支払情報

口座情報や支払いについての説明などを入力する欄

■ 支払期限

請求日から7~30日後の範囲で設定可能

請求書への反映イメージ

設定した支払情報と支払期限は請求書へ表示

支払期限の表示

・オンにすると[支払期限を請求日後の×日に設定]が表示されます。

・7日~30日から1つ選択してください

・設定すると請求書左上、発行日の下に支払期限日が表示されます。


請求書・領収書の表示言語について

請求書・領収書画面の左上にある言語選択ボックスより、日本語・英語・中国語(繁体・簡体)・韓国語から言語を選択することで、表示される言語を変更できます。

表示可能な言語

日本語 / 英語 / 中国語(繁体字) / 中国語(簡体字) / 韓国語

請求書・領収書の明細項目の言語は、​予約作成時点で施設に設定されていた請求書言語 に基づいて表示されます。設定された言語は、新規作成される予約の請求書・領収書へ反映されます。

💡設定箇所:物件詳細>基本情報[言語]

そのため、後から表示言語設定を変更した場合でも、既存予約の明細言語は変更されません。言語の変更をご希望の場合は、該当の予約をキャンセルして新たに予約を作成し直す必要があります。

補足

  • 設定内容は施設単位で管理されます

  • 変更内容は対象施設の請求書・領収書へ反映されます


請求書/領収書の表示・印刷方法

お客様にお渡しする請求書/領収書は、予約詳細ページから表示・印刷出来ます。

1. ダッシュボード > ゲスト詳細ページ(予約詳細) >未払い残高 [取引明細] をクリックします

2. [請求書/領収書] をクリックします

3. [請求書/領収書]ページに遷移します。開かれたWebページのURLをゲストにシェアすると、ゲストはWeb上で同じ[請求書/領収書]ページを確認できます。

[印刷]ボタンをクリックすると、お使いの端末に接続されているプリンターから印刷することができます。

印刷手順は、以下の動画を参照下さい:

チェックアウト後は、予約詳細>部屋情報[・・・その他]をクリックした時に表示される[領収書]メニューからも領収書を発行・表示する事が可能です。

表示説明

未払いがある場合:

 「請求書」が表示されます。

支払い済みの場合:

 「領収書」が表示されます。

「要約を印刷」を選択した場合:
明細の内訳は非表示になります。

詳細を印刷の場合:

明細の内訳が表示されます。

チェックアウト前に発行した領収書には明細内に支払い欄の記載があります。

チェックアウト前領収書:

チェックアウト後に発行した領収書には明細内に支払い欄の記載はありません。

チェックアウト後領収書:


お客様請求書・領収書をゲストに送信する

請求書・領収書は自動メッセージで全ゲストへ送信したり、依頼があったゲストへ個別に送信することも可能です

自動メッセージで全ゲストに請求書・領収書を送付する方法

[自動メッセージ(共通)] > [チェックアウト後メッセージ] > [編集] をクリック

[予約情報] > [領収書のURL] を挿入すると、当日チェックアウトのゲストに領収書が送信されます。


個別に請求書・領収書を送付する方法

1. ダッシュボード > ゲスト詳細ページ(予約詳細) >未払い残高 [取引明細] をクリックします

2.  [•••] > [メールを送る] をクリックします。

3. 送信先のメールアドレスが表示されます。[送信]をクリックします。

  • メールアドレス情報を取得できるOTAの場合、取得したメールアドレスは自動的に「受信者メールアドレス」欄へ反映されます。

  • 仮想メールアドレスを取得するOTAの場合、仮想メールアドレス宛にメールを送信することはできません。「受信者メールアドレス」欄は空欄で表示されるため、送信する場合はメールアドレスを手動で入力してください。

  • 送信履歴は、予約詳細 > 部屋情報 > [・・・その他] > ログ から確認できます。

送付メールサンプル:

領収書サンプル:

法人のお客様へ請求書を発行する方法については、下記ページをご参照ください:

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