[ 概要 ]

自動メッセージは、ゲストに対し自動でメールを送信する機能です。

全物件共通のメッセージと、物件毎の個別メッセージの、2段階の設定が可能です。

変数タグを設置することで、ゲストの予約情報に合わせパーソナライズされたメッセージをゲストに送信できます。

ここでは、自動メッセージの種類や設定方法について説明します。

[ 詳細 ]

自動メッセージは、下記の2つのメッセージで構成されます。

この2つを組み合わせて、自動メッセージを作成します。

全7種類・11パターンの自動メッセージを作成できます。

4言語に対応しています。

ゲストの国籍・言語・電話番号・住所などの情報から言語を自動判別しています。

Airbnb／Booking.com／Expediaなど、APIでゲストの設定言語が連携される場合には、その言語設定に従い「日本語」の場合は「日本語」、「英語」の場合は「英語」で自動メッセージが送信されます。

OTA によって取得可能な情報は異なり、ゲストの設定言語が連携されないOTAもあります。

その場合には、住所や電話番号などを含めて取得可能な情報から、言語を判断します。

1.　[ ダッシュボード ] → [ 予約管理 ] → [ チェックイン管理/予約カレンダー ] → [ 予約詳細 ]
予約番号をクリックし、表示された画面で［ゲスト情報の編集］ボタンをクリックします。

2.　[優先言語]を変更して保存してください。
※ゲスト情報は、初期設定でOTAから同期されます。

3.　施設側で予約情報を編集・保存したい場合は、『OTAからの同期を停止』を有効にしてください。

これにより、今後OTAからの更新によってゲスト情報（ファーストネーム、苗字、国、優先言語、電話番号、電子メール）が上書きされることはなくなります。

自動メッセージでは、画像や資料を送付する機能はございません。

画像やPDFなどの資料をURLに変換し、ゲストへ共有する方法を推奨しております。

自動メッセージは各OTAによって送信方法が異なります。

主なOTAの送信方法と現在の自動メッセージの状況については、下記ヘルプをご参照ください。

「自動メッセージ（共通）」から作成します。

複数の物件を管理している場合には、続いて「物件毎の自動メッセージ {Extra_Memo}」 を設定します。

１. 編集したいメッセージの［編集］ボタンをクリックします。

２. 各言語で、名前・送信タイミング・条件・題名・本文を設定します。

デフォルトでEnglish（英語）にテンプレート例が登録されていますので、ご参考になさってください。

メッセージの題名・本文には、予約や施設の情報に合わせて内容が変動する「タグ」を挿入いただけます。

自動メッセージ（共通）を編集するにて設定したメッセージの中に［extra_memo］タグが挿入されていることを確認してください。

［extra_memo］タグの中に挿入するメッセージを作成します。

１. 自動メッセージ（共通）の送信を［オン］に設定する

２. 物件毎の自動メッセージ［Extra_Memo］の送信を［オン］に設定する

既に送信済みの自動メッセージを取り消すことは出来ませんが、今後に送信予定の自動メッセージについては、予約詳細から送信を停止できます。

自動メッセージについてよくあるご質問を以下にまとめました。

下記のテンプレートをどうぞご参考になさってください。
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自動メッセージのプレビュー機能はございませんが、以下の方法でメッセージ内容を確認いただくことが可能です。
※自動メッセージの送信設定がオンになっている必要がございます。

今後も物件の追加予定が無い場合には、物件毎のメッセージに内容を設定する必要はありません。

「自動メッセージ（共通）」でゲストに送るメッセージ内容を設定し、

物件毎のメッセージ［Extra_Memo］の内容は空欄のまま、送信設定のみ［オン］にしてください。

2025年4月のアップデートで、事前チェックインが完了したゲスト、あるいは、事前チェックインが未完了のゲストにのみ自動メッセージを送信する機能がリリースされました。

これにより、下記のような日常の業務が自動化されます。

この機能は「チェックイン前メッセージ」の3パターンの自動メッセージ（共通）に追加されております。

ぜひご活用くださいませ😊

＊1つの自動メッセージ内で事前チェックインが完了したゲスト／事前チェックインが未完了のゲストに内容を分岐させることは不可（事前チェックインが完了前と完了後で異なるメッセージ内容を送るには、メッセージ自体を分けて設定する必要がございます）
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